Как се използва Системата за сигурно електронно връчване (ССЕВ)?

ССЕВ позволява да изпращаме и получаваме официални документи онлайн, без да посещаваме администрация на място

Все повече административни услуги в България могат да се използват изцяло онлайн. Един от инструментите за официална електронна комуникация с държавната администрация е Системата за сигурно електронно връчване (ССЕВ).

Чрез нея граждани и организации могат да изпращат и получават електронни документи, съобщения и други официални книжа по защитен електронен път.

Но как се използва ССЕВ и какво ни е необходимо? Ето основните стъпки.

Какво е Системата за сигурно електронно връчване?

ССЕВ е електронна система, която позволява сигурен обмен на документи между граждани, фирми и административни органи.

На практика тя изпълнява функция, сходна с тази на препоръчано писмо с обратна разписка, но комуникацията се извършва електронно.

Системата позволява да се проследява изпращането и получаването на съобщенията, което я прави подходяща за официална кореспонденция.

Какво ни е необходимо, за да използваме ССЕВ?

Преди да започнете, трябва да имате регистрация и начин за електронна идентификация, който системата поддържа.

В зависимост от актуалните възможности на портала достъпът може да се извършва чрез квалифициран електронен подпис (КЕП) или друг поддържан метод за електронна идентификация.

След успешното идентифициране получавате достъп до своя профил и електронната си пощенска кутия в системата.

Как се влиза в ССЕВ?

Посетете официалния портал за сигурно електронно връчване и изберете опцията за вход.

След това се идентифицирайте чрез един от наличните методи. След успешен вход ще можете да виждате получените и изпратените съобщения и да използвате останалите функции на системата.

Как се изпраща документ чрез ССЕВ?

След като влезете в профила си, изберете възможността за създаване и изпращане на ново съобщение.

Следва да намерите необходимата институция или друг получател сред регистрираните потребители.

Добавете необходимата информация към съобщението и прикачете документа или документите, които искате да изпратите.

Преди изпращане проверете внимателно дали сте избрали правилния получател и дали сте приложили всички необходими файлове.

След изпращането системата регистрира действието и позволява да бъде проследен статусът на съобщението.

Как се получават документи?

Когато институция изпрати документ чрез ССЕВ, той се появява в електронната ви кутия.

В зависимост от направените настройки може да получите и известие, че имате ново съобщение.

Важно е да не пренебрегвате подобни уведомления. При официалната електронна кореспонденция моментът на връчването може да бъде свързан с началото на определени административни или законови срокове.

Затова е добре електронната кутия да се проверява редовно.

Какви документи можем да изпращаме?

ССЕВ може да се използва за различни видове официална електронна кореспонденция – например заявления, искания, жалби, уведомления и придружаващи документи.

Конкретната възможност за подаване на даден документ и необходимите изисквания обаче зависят от съответната административна услуга и институция.

Затова преди изпращане е добре да проверите дали конкретната администрация приема съответния документ чрез ССЕВ и дали има изискване за електронен подпис, определен файлов формат или допълнителни приложения.

Трябва ли документите да бъдат подписани с КЕП?

Не всеки документ задължително изисква квалифициран електронен подпис само защото се изпраща чрез ССЕВ.

Изискването зависи от конкретната процедура, вида на документа и правилата на съответната администрация.

Ако за дадена услуга се изисква подписан електронен документ, той трябва да бъде подписан по съответния начин преди подаването му.

Защо да използваме ССЕВ?

Основното предимство е, че официална кореспонденция може да бъде извършвана дистанционно, без посещение на гише и без изпращане на хартиени писма.

Освен това системата създава електронна следа за изпращането и получаването на документите и позволява кореспонденцията да бъде съхранявана на едно място.

Това може да спести време както на гражданите и бизнеса, така и на администрацията.

Какво да проверим преди да натиснем „Изпрати“?

Преди окончателното изпращане на документ през ССЕВ проверете:

• дали сте избрали правилната институция;
• дали документът е окончателната версия;
• дали сте приложили всички необходими файлове;
• дали документите трябва да бъдат подписани с КЕП;
• дали файловете отговарят на изискванията на конкретната услуга;
• дали след изпращането системата показва успешно регистрирано съобщение.

Добра практика е да пазите информацията за изпратената кореспонденция и да следите нейния статус.

ССЕВ прави комуникацията с администрацията по-лесна

Системата за сигурно електронно връчване е още една възможност много административни действия да бъдат извършвани без чакане на гише.

След като веднъж създадете профил и свикнете с начина на работа, изпращането и получаването на официални документи може да се извършва значително по-бързо.

Най-важното е винаги да проверявате изискванията на конкретната административна услуга, преди да изпратите документ.